Войти
 
 
   
 
  
Новости Notes.ру Библиотека Биржа труда Вопрос - ответ Форум Регистрация Поиск О проекте
Разделы
О Notes
Советы
Шаблоны и примеры
Литература
Презентации
 
Дополнительные инструменты в панели инструментов   
Шаблоны и примеры Читать статью
 
Классы для работы со стабами удалённых документов для Windows64   
Шаблоны и примеры Читать статью
 
Базовые компоненты XPages Extension Library: Widget Container   Серия статьей дающая представление о базовых компонентах Extension Library, их основных свойствах и мест применения
О Notes Читать статью
 


О Notes

Главная   Библиотека   О Notes

Почтовый клиент Lotus Notes. Руководство пользователя

Николай Норкин
Вятские Информационные Технологии
nickanor@mail.ru

Глава 8. Работа с почтой в Вашем почтовом ящике
Откройте снова Ваш почтовый ящик. Теперь в нем достаточно писем даже для того, чтобы запутаться в них. Есть письма отправленные Вами (представление Отправленные) со значком , письма, Вами полученные (папка Входящие), заготовки (представление Черновики) со значком . Значок-«скрепочка» показывает, что в письмо вложен один или несколько файлов. Для помощи Вам изначально заложен принцип хронологического упорядочения документов в списке.


Рисунок 41. Представление Все документы в хронологическом порядке

Однако Вы можете использовать некоторые другие принципы сортировки. Для этого нужно щелкнуть по заголовку столбца, имеющему треугольник . Например, можно упорядочить письма в алфавитном порядке адресатов (рис. 42).


Рисунок 42. Сообщения отсортированы по имени (адресу) респондента

Это удобно тем, что вся переписка с одним адресатом собирается в одном месте. Повторным щелчком эта сортировка снимается.
Красным цветом отмечены документы, не открывавшиеся самим пользователем после внесённых в них изменений (непрочтённые письма). Слева в панели для выделения напротив этих сообщений также присутствует значок звёздочки. Ранее также говорилось, что для того, чтобы увидеть содержание письма, можно открыть письмо, щелкнув дважды мышкой по строке письма (либо воспользовавшись клавишей <Enter> клавиатуры). Либо можно прочитать документ в окне предварительного просмотра.
Для ответа Вашему корреспонденту используйте кнопку панели действий . Программа автоматически подставит адрес отправителя сообщения (или адрес в соответствии с параметрами доставки – см. предыдущую главу) в поле Кому ответа, а в поле Тема сообщения будет добавлена тема письма, на которое пишется ответ, с префиксом НА: . При выборе действия Ответить поле с текстом сообщения остаётся пустым. При выборе действия Ответить с документом в поле сообщения добавляется раздел со «слепком» письма (включая оформление и картинку). Сверните этот раздел, допишите то, что Вы желаете сообщить и можете отправлять ответ. При выборе действия Ответить без вложений ответ будет сформирован без вложенных файлов (что снизит объём сообщения). Ещё одно действие – Ответить с текстом, – формирует письмо в привычном для Интернет-стиля сообщений цитированием (разбивка на строки, предваряемые символом цитирования >). Сообщение в таком стиле представлено на рисунке 43.
    Ирина <user@host.kz> писал (а) 23.11.2005 14:13:01:

    > Спасибо Вам, Николай!
    >
    > Справилась я с проблемой в тот же день следующим образом -  извлекла
    > уч.запись на локальном компьютере и переименовала пользователя, дав
    > ему старое имя.
    > Проверила возможность открытия почты на локальном компьютере под
    > старым именем, а затем вновь переименовала пользователя новым
    > именем. Соответственно локальная учетная запись
    > обновилась и проблема решилась.
    >
    >> 1. Это неправильно.
    > Да я поняла, что это неправильно, но пока  не хватает знаний по
    > администрированию. Я пока еще чайник, буду потихоньку читать справку :)
    >> Доступ к адресной книге имеет много-много пользователей, поэтому не стоит
    >> публиковать файлы с личными идентификационными данными в этом месте.
    >> Единственно, когда это нужно - если нет возможности передать
    > id-файл вновь
    >> зарегистрированному пользователю
    >> Но тогда в процессе инсталляции клиента файл отцепляется из
    > адресной книги
    >> и удаляется из нее
    > Здесь мне немного непонятно....то есть после  регистрации id-файл
    > находится в адресной книге, а после
    > инсталляции я вручную его оттуда удаляю? Или это делает сервер
    > автоматически?
    >> 2. Для хранения id-шников лучше использовать процедуру восстановления
    >> (recovery) паролей, указав адрес базы, куда будут отсылаться id-файлы
    > я так понимаю сначала нужно добавить информацию для восстановления в
    > идентификационые данные сертификатора?
    > Если это так то может быть загвоздка ....дело в том, что
    > сертификатор мы получили с нашей головной организации и
    > когда необходимо было добавить информацию об альтернативном языке в
    > сертификатор мы выходили на них.
    >
    > с уважением, Ирина.
Рисунок 43. Цитирование сообщения, на которое следует ответ в Интернет-стиле

При подобном цитировании письма становится удобно отвечать на каждую фразу респондента (рис. 44).
    Добрый день, Ирина!
    >> Доступ к адресной книге имеет много-много пользователей, поэтому не стоит
    >> публиковать файлы с личными идентификационными данными в этом месте.
    > Здесь мне немного непонятно....то есть после  регистрации id-файл
    > находится в адресной книге, а после
    > инсталляции я вручную его оттуда удаляю? Или это делает сервер
    > автоматически?
    Удаляется автоматически.
    В том случае, если пользователь имеет соответствующие права доступа к адресной книге (для -default- Автор без возможности создания документов)
    >> 2. Для хранения id-шников лучше использовать процедуру восстановления
    > я так понимаю сначала нужно добавить информацию для восстановления в
    > идентификационые данные сертификатора?
    > Если это так то может быть загвоздка ....дело в том, что
    > сертификатор мы получили с нашей головной организации и
    > когда необходимо было добавить информацию об альтернативном языке в
    > сертификатор мы выходили на них.
    Все так.
    Добавление альтернативного языка происходит начиная с головного сертификата,
    добавление информации для восстановления - собственно в сертификате, и не наследуется сертификатами-потомками
    Успехов!
    Николай
Рисунок 42. Ответ при цитировании в Интернет-стиле. Ответ (жирным текстом) следует на каждую фразу респондента. Некоторые фразы удобнее опустить

Письмо, пришедшее Вашему респонденту в ответ на его послание, имеет ещё один элемент, облегчающий работу с перепиской – ссылку на предысторию (родительский документ) в виде стилизованного значка. Если при отправке сообщения Ваш респондент потрудился его сохранить, то сейчас, чтобы просмотреть всю предысторию переписки, ему достаточно переходить от документа к документу, щёлкая мышкой по этому значку.
Следующая возможность, которая предоставляется при работе с почтой – это ознакомить с содержанием письма третье лицо. Для этого можно использовать кнопку панели действий . Программа автоматически заполнит поле темы сообщения и собственно сообщения. Заполните адресные поля и можете отсылать сообщение.
Как не допустить возможности пересылки Вашего письма было рассмотрено ранее, когда шел разговор о Параметрах доставки письма.
Вы можете ознакомить Ваших респондентов с содержанием сразу нескольких писем – отправить им подшивку. Для этого Вам необходимо выделить в Вашем почтовом ящике несколько документов. В отличие от текущего документа, который выделяется в списке документов рамкой и над которым производятся операции открытия на чтение, ответа на сообщение, выделенные документы Вы можете перемещать из папки в папку, удалять и производить другие групповые операции. В списке выделенные документы отмечены символом галочки в поле слева от документа (рис. 43).

Рисунок 43. Выделенные документы

Для выделения документа нужно щелкнуть курсором мыши в этом поле напротив документа. Для выделения текущего документа можно использовать клавишу Spacebar <Пробел>. В информационной строке Notes ведет подсчет количеству выделенных документов. Повторное применение описанных операций над выделенными документами приведет к снятию выделения. Для выделения всех находящихся в списке документов можно использовать команду главного меню Правка -> Выделить все.
Текущий документ, как это видно из рисунка, может не входить в группу выделенных и при выполнении групповых операций остаться «не у дел». Вместе с тем, если ни один документ не выделен, групповые операции производятся над текущим документом.
Практика 12. Папки
Наведем порядок в нашем почтовом ящике. Разберем входящую корреспонденцию по рубрикам. Для этого в Notes есть такие объекты как папка. Мы уже говорили о стандартной папке почтового ящика Входящие. Ниже будет рассмотрена еще одна стандартная папка – Корзина. Сейчас попробуем организовать собственные (личные) папки. Но до этого разберем еще один момент. Notes использует два различных механизма составления списков документов. В представления документы отбираются автоматически по значениям, содержащимся в их полях. Представления – это динамические списки, они меняются и поддерживаются автоматически. Папки – это подборки документов, организуемые пользователем. Пользователь может добавить документ в папку, перемещать его из папки в папку, располагая по своему желанию. Типичным примером представления служит представление Все документы, показывающее список всех документов. Ниже мы рассмотрим представления Адресной книги, где документы отбираются по форме, по которой они создавались. Типичным примером папок служат личные папки, создаваемые пользователем.
Выделите ряд документов, объединенных одной тематикой. Для добавления их в папку воспользуйтесь кнопкой панели действий и выберите действие Переместить в папку. Открывшееся диалоговое окно показывает список имеющихся папок (рис. 44).

Рисунок 44. Диалог выбора папки
Поскольку требуемой папки в этом списке нет, создайте ее, нажав кнопку Создать папку... Открывается новое окно диалога (рис. 45).


Рисунок 45. Диалог создания пользовательской папки

Введите имя папки и выберите ее размещение. Для создания иерархической вложенности папок можно задавать имя через разделитель «\» (к примеру, Консультации по Notes\Учебное пособие) либо указывать размещение папки внутри существующей (Выделяя существующую папку в поле Размещение новой папки). После того, как Вы закроете окно, щелкнув по кнопке OK, новая папка появится в панели навигации слева.
Для добавления выделенных документов в папку используйте кнопку Добавить, для перемещения из папки в папку служит кнопка Переместить (Ещё раз следует напомнить, что перемещать документы из представления или в представление нельзя, поэтому если Вы работали с представлением Все документы, кнопка Переместить для Вас недоступна).
Для удаления или переименования текущей папки используйте набор команд главного меню, содержащийся в пункте меню Действия –> Папка…
Удобнее работать с папками, перекладывая документы из одной в другую, используя метод мыши Drag-and-Drop (что-то типа Схватить-и-Перетащить). Захватите левой кнопкой мыши нужный документ и, не отпуская кнопку, перемещайте мышь в область навигации на наименование папки. Если документ в папку можно поместить, вместо курсора мыши возникает стилизованное изображение листа бумаги, если документ в папку (представление) поместить нельзя, возникает изображение перечеркнутой окружности. При отпускании кнопки, документ будет помещен в папку.
Практика 13. Удаление документов
Особые функции играет системная папка Корзина. В неё помещаются документы, помеченные пользователем на удаление. Поместить выделенные документы в корзину можно как в обычную папку; кроме того, можно выбрать кнопку панели действий либо нажать клавишу <Delete> на клавиатуре. Помещенные в корзину документы или исчезают из остальных представлений и папок, или выделяются в поле слева от документа значком . Повторное выполнение этого действия над отмеченными на удаление документами приводит к снятию этой пометки. Документы лишь помечаются на удаление, но физически не удаляются из базы.
Дальнейшая судьба помеченных к удалению документов зависит от того, включена ли опция «мягкого удаления документов». Если эта опция выключена, то при закрытии почтовой базы клиент Lotus Notes сообщит о наличии в корзине документов и запросит подтверждение на их удаление (рис. 46). При положительном ответе документы удалятся безвозвратно.

Рисунок 46. Ответив Да, Вы удалите все помеченные документы

В том случае, когда задействована процедура мягкого удаления, Вы не увидите предупреждения при закрытии базы данных, но документы, помещённые в корзину, будут храниться в ней некоторое время (по умолчанию – 48 часов), в течение которого у Вас останется шанс «одуматься» и возвратить документ. В противном случае, документ также будет безнадёжно потерян.
Впрочем, пока документы не удалены из корзины, можно открыть эту папку и выполнить одно из следующих действий: восстановить все или только выделенные документы из корзины, очистить корзину вручную. Как для той, так и для другой операции наиболее подходит задействование соответствующих кнопок панели действий.
Практика 14. Сжатие почтовой базы
Если Вы чистите свой почтовый ящик от случая к случаю, Вам полезно будет выполнять сжатие базы данных. Выберите пункт меню Файл –> База данных –> Свойства… В открывшемся окне Свойств базы данных выберите закладку (рис. 47). При нажатии кнопки высветится процент используемого хранящимися документа места, занимаемого базой.


Рисунок 47. Закладка свойств базы данных

Если он меньше 75%, сожмите базу, используя кнопку . При этом окно базы и все документы этой базы должны быть закрыты. Некоторое время, на период сжатия, база будет недоступна.
Рассмотрим еще одну необходимую функцию – печать списка документов. Вы можете распечатать список всех находящихся в той или иной папке документов в виде списка, который Вы видите на экране. Для этой цели воспользуйтесь командой Файл –> Печать..., в открывшемся окне выберите опцию Печатать представление целиком (рис. 48).


Рисунок 48. Опция печати документов в представлении

К сожалению, выбор опции Печатать выбранные документы приведет к печати текста всех документов, а не списка, поэтому для печати лишь некоторых документов из папки придётся произвести дополнительные манипуляции. Для того, чтобы распечатать выбранные документы в виде списка, выберите команду Главного меню Вид –> Отобразить –> Выделенные документы. После этого можно печатать представление с выбором опции Печатать представление целиком.
Ещё одна необходимая функция работы с «реестром» документов появилась в 6-ой версии продукта. Выполнив над выделенными документами команду Главного меню Правка –> Копировать выделенные документы как таблицу, можно вставить таблицу с данными из представления в документ Notes (рис. 49), текстовый редактор (рис. 50) или электронную таблицу. Для этого следует перейти в документ и выполнить функцию вставки из буфера обмена. В документе Notes кроме текстового содержимого во вставленной таблице будут присутствовать и гипертекстовые ссылки на документы в виде стандартного значка документа.
Рисунок 49. Дайджест по выделенным документам в тексте сообщенияРисунок 50. Дайджест по выделенным документам в редакторе Word

Главы 1 2 3 4 5 6 7 8 9
 
  Опубликовано — 03/20/2007 |    

Автор, 01.11.2011 15:14:24:
Письмо отправится. А что вас смущает?

Макс, 16.10.2011 15:28:36:
Скажите пожалуйста, что произойдет если в момент редактирования письма в lotus нажать кнопку "Отправить"?

Ник Норкин, 23.08.2010 11:41:34:
Посмотрите почтовые правила Вашей почтовой базы (Сервис -> Правила в панели навигации)
Там есть ограничение (по крайней мере, для сервера R6) - суммарное количество серверных почтовых правил (в Domino Directory) и правил в любом почтовом ящике не должно превышать 100. Остальные правила игнорируются

Artem, 23.08.2010 11:31:02:
Добрый день!

В данный момент имееться несколько папок. Нужно подписать на них входящие письма. Т.е. прописать условие что например все письма с адресом pupkin@mail.ru приходят в папку Pupkin.
Подскажите, возможно ли это?



Добавить комментарий
Имя * :
e-mail
Комментарий * :
Код подтверждения * :


Мероприятия
18.12.2012   Опыт реализованных проектов на базе технологий IBM
24.10.2012   Решения IBM для построения надежной ИТ-инфраструктуры и сервисов
09.10.2012   Форум «Ударим СЭДом по бездорожью, разгильдяйству и непрозрачным бизнес-процессам! Система электронного документооборота CompanyMedia 4.0: вперед в будущее!»
Пресс-релизы
02.06.2011   ООО "АДБ.РУ" выпустило очередную версию системы управления контентом для Lotus Domino - Logosphere 2.7.
21.01.2010   Компания «Поликом Про» выполнила для компании «Синергия» пилотный проект по внедрению системы защиты электронной почты IBM Lotus Protector for Mail Security
22.12.2009   Новые технологии разработки приложений на базе Lotus Domino
Биржа труда
18.04.2012 - разработчик Lotus Notes (ОАО "УРАЛСИБ")
26.07.2011 - Программист Lotus (удаленная работа) ()
06.06.2011 - Эксперт (Lotus Notes/Domino) (Крупный банк (ТОП-5))
Последнее на форуме
 
А так же:
Скопировать в буфер поле документа
24.05.2015 08:55:52
Импорт DXL-описания документов в Lotus Domino. Одноимённые поля
16.04.2015 16:49:58
Использование WebDAV в приложениях Domino
18.03.2015 13:11:26
 
© LOGOSPHERE.RU